비즈니스 매너 전화 이메일 명함
참조:
직장 생활을 한다면 비즈니스 매너라는 단어를 들어보셨을 거예요! 제가 신입사원 시절을 생각한다면 가장 어려웠던 게 이런 디테일한 비즈니스 매너였다고 생각 듭니다. 한번 배우겠지만 몸에 베지 않았기 때문에 항상 어려웠습니다. 오늘은 신입사원한테도 직장인한테도 추천할만한 내용이죠! 직장 생활에 필요한 비즈니스 매너 3가지를 알아보려고 합니다. 함께 확인해보시죠!
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비즈니스 매너 3가지
첫번째. 전화응대
✅전화를 받을 때 소속과 이름을 먼저 말하자!
전화는 벨이 3번 울리기전 받는게 좋습니다. 전화를 걸고 받을때 “안녕하세요. ○○팀의 ○○○입니다.”라며 소속과 이름을 전달하고 통화를 진행하세요!
✅담당자 부재 시에는 메모를 남겨 전달하자!
담당자 부재 시 전화를 받았다면 “○○○ 과장(직급) 님이 자금 자리에 안 계십니다. 메모 남겨 드리겠습니다.” 라고 말하는 것이 좋습니다. 전화 통화전에 메모지와 필기도구를 준비하는건 필수! 전달받은 내용이 맞는지 재확인은 필수!
✅상대방이 전화를 끊는지 확인하고 끊자!
전화를 먼저 끊지 않고 상대방이 끊었는지 확인한 뒤 전화기를 내려놓는 것이 기본 전화 통화 예의입니다.
두번째. 이메일 작성 방법
✅이메일 제목 작성하기
이메일 제목은 제목에 전달내용의 핵심이 포함되어 있어야 합니다. 회사에서는 ~의 건이라는 표현을 많이 사용합니다. 비품을 구매하는 신청서를 메일로 보낸다면 제목 예시) 비품 구매 신청의건 이라고 적으면 좋습니다. 이 제목 말고도 간단명료한 제목을 작성하면 좋습니다.
TIP_중요한 메일이라면 [중요] 표시를 하시면 이메일이 더욱 빨리 읽혀집니다!
✅이메일 내용 작성하기
내용을 작성할때 제목처럼 한 눈에 살펴볼 수 있도록 두괄식으로 작성하는게 좋습니다. 비품 구매 신청을 메일로 보낸다면 예시) 인삿말 > 비품 신청 > 신청 사유 > 진행을 부탁드립니다.
메일은 업무적으로 소통이 우선입니다. 한눈에 보기쉽게 쓰는게 가장 중요합니다.
✅받는사람, 참조 이해하기
- 수신인 : 꼭 읽어야 하는 사람입니다.
- 참조인 : 답변은 없으나 확인해야될 사람 or 업무와 관련된 사람 or 상사
- 숨은 참조 : 수신자에게 참조자를 모르게 하고 싶을 때
✅메일 이외의 연락처를 서명으로 남기자
메일 주소 이외에도 상대방의 연락을 즉시 받을 수 있도록, 휴대폰 번호, 내선번호를 남겨두는게 좋습니다.
✅발송 전 미리보기
이메일 전송하기 버튼을 누르면 다시 되돌릴 수 없습니다. 실수를 방지하기 위해 발송 전 미리보기로 확인하는 습관을 가져야 합니다.
비즈니스 매너 팁_업무 메일에서 자주 사용하는 약어&용어
업무 메일 약어&용어
- CC(Carbon Copy) – 참조 : 답장을 하지는 않지만 내용을 공유할 필요가 있는 업무 관계자에게 보낼 때 사용 (업무 파악을 하고 있어야 하는 상사)
- BCC(Blind Carbon Copy) – 숨은참조 : 참조와 같은 맥락이지만 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용
- RE(Resend) – 회신, 답장
- F.W(Forwarding) – 받은 메일 그대로 전달
- FYI(For Your Information) – 참고, 참조 : 받는 사람에게 중요한 정보
- FYR(For Your Reference) – 참고, 참조 : 받는 사람에게 꼭 필요한 정보는 아니지만 유용할 수 있는 정보
- F/U (Follow Up) → 후속조치 (지속 확인 & 관리)
- EOM(End of Message) – 내용없음(제목이 곧 내용) EOM(End of Month) – 월말 : 약어가 같아서 맥락을 보시는게 좋습니다.
- ASAP(As soon As Possible) – 최우선 처리
- TBD(To Be Cetermined) – 추후 결정
- TFT (Tast Force Team) → 각 부서 선발 구성 임시 팀
- N/A (Not Application) → 해당사항 없음
- R.S.V.P → 회신 부탁드립니다
세번째. 명함 예절
✅명함은 방문자나 아랫사람이 먼저 주는 것이다.
명함은 아랫사람이나 방문객이 먼저 주는 것이 예의입니다. 방문객의 직급이 높다면, 먼저 명함을 주는게 좋습니다.
✅명함을 전달할 때!
명함을 전달할 땐 명함에 적힌 정보가 가려지지 않도록 여백을 잡고 건네는 것이 좋습니다. 그 후 눈을 마주치고 “○○회사 ○○팀의 ○○○입니다.”라며, 소속과 이름을 말하며 건내면 좋습니다.
✅받은 명함은 함부로 보관하지 않는다.
받은 명함을 그 자리에 두고 나오거나, 구기지 않습니다. 꼭 외워야할 사람이라면 명함뒷면에 작은글씨로 그 사람의 특징을 적어 이름과 지금 소속을 외워두면 좋습니다
